Multitasking: δεξιότητα ή μύθος που ίσως καταστρέψει την καριέρα σου;

Το multitasking για κάποιους ανθρώπους θεωρείται ένας εξαιρετικός τρόπος να ολοκληρώνονται πιο γρήγορα τα tasks και οι εργασίες καθώς πραγματοποιούνται ταυτόχρονα και όχι μεμονωμένα. Ισχύει όμως αυτό; Κάποιοι θεωρούν ότι είναι ένα σημαντικό soft skill που χρειάζεται να διαθέτει ένας εργαζόμενος, ενώ κάποιοι άλλοι θεωρούν πως είναι απλά ένας μύθος. Τι ισχύει τελικά; Τι δείχνουν οι έρευνες όσον αφορά την επίδραση του multitasking στην παραγωγικότητα ενός εργαζομένου; 

Διαβάζοντας το παρακάτω άρθρο μπορείς να μάθεις περισσότερα για το πως επηρεάζεται τόσο ο εγκέφαλός όσο και η παραγωγικότητά σου όταν εκτελείς πολλαπλές εργασίες και πως μπορείς να διαχειριστείς τον όγκο δουλειάς αποφεύγοντας την πολυδιεργασία. Βάλε ένα τέλος λοιπόν, στο καθημερινό άγχος και στες από την εργασία σου και αύξησε την απόδοσή σου.

Τι είναι το multitasking

Είναι πολύ πιθανόν να έχεις ακούσει τον όρο του multitasking σε κάποια στιγμή της ζωής σου είτε στον εργασιακό χώρο είτε στην καθημερινότητα σου. Τι είναι όμως το multitasking ή αλλιώς η πολυδιεργασία; Με τον όρο multitasking εννοούμε την ενασχόληση με περισσότερες από μία εργασίες (tasks) ταυτόχρονα, προκειμένου να διεκπεραιωθούν όσο το δυνατόν πιο σύντομα και πιο αποτελεσματικά. 

Για παράδειγμα, όταν κάποιος στον εργασιακό χώρο μιλά στο τηλέφωνο με κάποιον πελάτη ενώ παράλληλα εκτυπώνει τιμολόγια και απαντά σε emails ή όταν κάποιος δουλεύει εξ αποστάσεως από το σπίτι του, παράλληλα μαγειρεύει και προσέχει το παιδί του.

Πόσο αποτελεσματικό είναι όμως το multitasking;

Όταν μιλάμε για multitasking, μας ενδιαφέρουν κυρίως δύο στοιχεία. Η εκτέλεση της εργασίας (task) και ο τρόπος που εναλλάσσονται μεταξύ τους. Για να γίνει αυτό κατανοητό, θα πρέπει να μελετήσουμε το πως δουλεύει ο εγκέφαλος του Ανθρώπου.

Πως επηρεάζεται ο εγκέφαλός μας

Οι εκτελεστικές λειτουργίες του εγκεφάλου είναι αυτές που διαχειρίζονται το multitasking. Η λειτουργία αυτή ελέγχει το πότε, πως και με τι σειρά θα γίνουν οι εργασίες. Ουσιαστικά, αυτό που συμβαίνει στον εγκέφαλό μας με το multitasking είναι να στρέφεται η προσοχή μας συνεχώς από τα δεδομένα και απαιτούμενα μιας εργασίας στα δεδομένα και απαιτούμενα μιας άλλης εργασίας. Όταν οι εργασίες είναι περισσότερες από δύο, τότε ο χρόνος που χρειάζεται ο εγκέφαλός μας να προσαρμοστεί από την προηγούμενη εργασία στην επόμενη αυξάνεται. Έτσι, όσο περισσότερες εργασίες εκτελούνται παράλληλα, τόσο περισσότερο αυξάνεται και ο χρόνος προσαρμογής. 

Το κόστος της εναλλαγής εργασιών

Η εναλλαγή εργασιών (context switching) μεταφράζεται σε κόστος για τον εργαζόμενο καθώς σπαταλάται πολύτιμος χρόνος και αφορά το λεγόμενο “κόστος εναλλαγής μεταξύ των εργασιών” (switching time). Έρευνες έχουν δείξει πως όταν ο εγκέφαλος μας εναλλάσεται επανειλημμένα μεταξύ δύο ή περισσότερων εργασιών τότε γινόμαστε λιγότερο αποτελεσματικοί. Αντίστοιχα, είναι ευρέως γνωστό οτι όταν εστιάζουμε σε κάτι και κάνουμε μόνο αυτό, είμαστε αποδοτικοί. Μάλιστα, έχουμε την μέγιστη παραγωγικότητα και συνήθως το αποτέλεσμα είναι το καλύτερο που θα μπορούσαμε να έχουμε.

Στο παρακάτω γράφημα μπορείς να δεις πως επηρεάζεται ο χρόνος σου όταν λειτουργείς με το multitasking.

Πως το multitasking μειώνει την παραγωγικότητα

Τι επίδραση έχει το multitasking στην παραγωγικότητα ενός ατόμου; Είναι τελικά αλήθεια ή μύθος ότι το multitasking βοηθά την παραγωγικότητα; Οι ειδικοί αναφέρουν πως το multitasking έχει αρνητική επίδραση στην παραγωγικότητα των ατόμων. Παρακάτω μπορείς να μάθεις τους λόγους για τους οποίους το multitasking μειώνει την παραγωγικότητα. 

#1 Το multitasking αποσπά την προσοχή

Ένας από τους λόγους που το multitasking μειώνει την παραγωγικότητα είναι ότι τα άτομα δεν μπορούν να εστιάσουν την προσοχή τους μόνο σε ένα task λόγω του ότι  επικεντρώνονται συνεχώς σε νέα και διαφορετικά task. Σύμφωνα με έρευνες, το multitasking έχει συνδεθεί με την έλλειψη συγκέντρωσης και μάλιστα ορισμένοι ερευνητές θεωρούν πως είναι ισοδύναμο με την απόσπαση προσοχής. 

Έτσι, όταν αποσπάται συνεχώς η προσοχή μας, μειώνεται η παραγωγικότητά μας και πολλές φορές οδηγούμαστε σε μη επιτυχή εκτέλεση των εργασιών που μας έχουν ανατεθεί. Σίγουρα για να είμαστε περισσότερο παραγωγικοί όταν εκτελούμε μία εργασία, χρειάζεται να εστιάζουμε 100% σε αυτή.  

#2 Το multitasking μειώνει την αποτελεσματικότητα και την απόδοση

Είναι σημαντικό να αναφερθεί πως το multitasking επιδρά αρνητικά στην αποτελεσματικότητα και την απόδοση. Λόγω του ότι ο ανθρώπινος εγκέφαλος μπορεί να επικεντρωθεί στην εκτέλεση ενός πράγματος κάθε φορά, όταν κάποιος προσπαθεί να εκτελέσει δύο εργασίες συγχρόνως συνήθως δεν τις εκτελεί και τις δύο με επιτυχία. 

Έρευνες έχουν δείξει πως όταν εκτελούμε περισσότερα από ένα -περίπλοκα- task όπου απαιτείται συγκέντρωση προκειμένου να γίνουν σωστά, συνήθως καταλήγουμε να είμαστε λιγότερο αποτελεσματικοί. Κατ’ επέκταση η απόδοσή μας μειώνεται και καταλήγουμε να είμαστε περισσότερο αγχωμένοι παρά παραγωγικοί. 

Συνήθως τα άτομα θεωρούν το multitasking προσόν και απαραίτητη δεξιότητα, ειδικά στην σύγχρονη εποχή όπου χρειάζεται να διεκπαιρεώνονται πολλές εργασίες εντός λίγων ωρών. Ωστόσο, αυτό είναι απλά ένας μύθος καθώς αυτό που συμβαίνει είναι να στρέφουμε συνεχώς την προσοχή μας από την μία εργασία στην άλλη, γεγονός που φυσικά δεν ενθαρρύνει την αποτελεσματική εκτέλεσή τους.

#3 Το multitasking επηρεάζει τον εγκέφαλό μας

Το multitasking επηρεάζει τον ανθρώπινο εγκέφαλο λόγω του κόστους που προκύπτει από την συνεχή εναλλαγή της προσοχής μας από την μία εργασία στην άλλη. Ο εγκέφαλος χρειάζεται ένα χρονικό διάστημα μέχρι να προσαρμοστεί στα νέα δεδομένα και στις νέες απαιτήσεις όταν πηγαίνει από την εκτέλεση μιας εργασίας στην άλλη και όταν οι εργασίες αυτές είναι περίπλοκες το χρονικό αυτό διάστημα αυξάνεται. 

Με αυτόν τον τρόπο, όσο αυξάνονται τα task που χρειάζεται να πραγματοποιηθούν ταυτόχρονα, τόσο περισσότερος χρόνος χάνεται, επιβαρύνοντας τον εγκέφαλό μας ο οποίος δεν είναι “φτιαγμένος” να λειτουργεί κατ’αυτόν τον τρόπο. 

#4 Με το multitasking είναι περισσότερο πιθανό να γίνουν λάθη  

Είναι λογικό οι multitaskers να είναι πιο επιρρεπής στην πραγματοποίηση λαθών αν σκεφτεί κανείς πως όταν εκτελούν πολλά task ταυτόχρονα δεν είναι απόλυτα συγκεντρωμένοι σε καθένα από αυτά. Ως εκ τούτου, είναι περισσότερο πιθανό να γίνουν λάθη που άλλοτε μπορεί να μην είναι τόσο σημαντικά άλλοτε όμως να είναι κρίσιμα. Κανείς δεν θέλει να κάνει επαναλαμβανόμενα λάθη, ειδικά στον επαγγελματικό τομέα. Συνεπώς, τα λάθη είναι συνήθως αναπόφευκτα όταν μιλάμε για την έννοια του multitasking. 

#5 Το multitasking δημιουργεί άγχος και στρες

Είναι πολύ πιθανό να έχετε βρεθεί σε μία κατάσταση όπου καλείστε να πραγματοποιήσετε πολλές εργασίες ταυτόχρονα ακόμη και εκτός εργασίας. 

Για παράδειγμα, κατά την διάρκεια της καραντίνας λόγω του COVID-19, όταν οι εργαζόμενοι αναγκαστικά ξεκίνησαν να δουλεύουν από το σπίτι τους, κλήθηκαν να εργάζονται και ταυτόχρονα να επιβλέπουν το παιδί τους, να τακτοποιούν το σπίτι ή και να μαγειρεύουν. Ξαφνικά, βρέθηκαν σε μία φοβερά αγχωτική κατάσταση όπου το multitasking ήταν μονόδρομος.

Έτσι, μπορεί κανείς να φανταστεί πόσο άγχος και στρες δημιουργείται στους εργαζόμενους όταν καλούνται να διεκπαιρεώσουν πολλές και περίπλοκες εργασίες σε σύντομο χρονικό διάστημα. Το μόνο σίγουρο είναι πως αυτό το άγχος δεν βοηθάει καθόλου ένα άτομο να είναι παραγωγικό στην εργασία του.

#6 Το multitasking προκαλεί εξάντληση

Εάν οι εργαζόμενοι εκτελούν πάνω από μία εργασίες σε καθημερινή βάση, είναι πολύ πιθανό να οδηγηθούν σε burnout. Στο τέλος της ημέρας, αισθάνονται περισσότερο κουρασμένοι και καθόλου παραγωγικοί. Βραχυπρόθεσμα, οι multitaskers μπορεί να αισθάνονται ικανοποίηση που κατάφεραν να εκτελέσουν τα απαιτούμενα task όπως ακριβώς ήταν προγραμματισμένα να γίνουν, όμως μακροπρόθεσμα η ικανοποίηση αντικαθίσταται από το αίσθημα της κούρασης. Ταυτόχρονα, το άγχος και το στρες που δημιουργείται από την πολυδιεργασία συμβάλει και οδηγεί επίσης στην εξάντληση των ατόμων. 

#7 Το multitasking μειώνει την δημιουργικότητα

Η δημιουργικότητα αποτελεί ένα σημαντικό στοιχείο που χρειάζεται να διαθέτουν οι εργαζόμενοι στους περισσότερους επαγγελματικούς τομείς. Όταν οι εργαζόμενοι προσπαθούν να πραγματοποιήσουν πολλές εργασίες ταυτόχρονα, η δημιουργικότητά τους μειώνεται καθώς δεν αφιερώνουν τον χρόνο τους αποκλειστικά μόνο σε μία εργασία ώστε να ελέγχουν ακόμη και τις πιο μικρές λεπτομέρειες και να έχουν ένα άψογο αποτέλεσμα. 

Το multitasking ενθαρρύνει δηλαδή την γρήγορη και χωρίς πολύ προσπάθεια δουλειά, στην οποία οι εργαζόμενοι δεν έχουν τα περιθώρια να είναι δημιουργικοί. 

Πως να διαχειριστείς πολλαπλές εργασίες (multiple tasks)

Τι μπορείς να κάνει όμως όταν καλείσαι να ολοκληρώσεις πολλά task σε σύντομο χρονικό διάστημα; Σίγουρα το multitasking δεν είναι καλή ιδέα. Αντ’ αυτού μπορείς να ακολουθήσεις ορισμένες τεχνικές για να οργανώσετε καλύτερα τις δουλειές σου.

#1 Χρήση ατζέντας

Είναι πολύ βασικό να έχεις πάντα μαζί σου μία ατζέντα. Ο,τιδήποτε προκύψει χρειάζεται να το γράψεις σε μία ατζέντα αφενός για να μην το ξεχάσεις, αφετέρου για να ξέρεις ότι τα task και οι δουλειές που χρειάζεται να κάνεις βρίσκονται συγκεντρωμένες σε ένα συγκεκριμένο τετράδιο και όχι διάσπαρτες σε χαρτιά και post-it. Μπορείς να προμηθευτείς μία ατζέντα-ημερολόγιο αν σου είναι πιο χρήσιμο να σημειώνεις ανά ημέρα τις δουλειές σου.

#2 To-do list

Είναι χρήσιμο να γράψεις στην ατζέντα σου, σε ένα χαρτί ή σε ένα αρχείο word μία λίστα με όλες τις εργασίες και τα task που χρειάζεται να ολοκληρώσεις. Με τον τρόπο αυτό αποτυπώνεις όλες τις σκέψεις στο χαρτί και έτσι είναι πιο ξεκάθαρα και συγκεντρωμένα όσα έχεις να ολοκληρώσεις. Επίσης, μία τέτοια λίστα βοηθά ώστε να μην ξεχάσεις κάποιο task που πιθανό να ξεχνούσες εάν τα συγκρατούσες απλά στο μυαλό. Η to do list είναι προαιρετική για το επόμενο βήμα που θα χρειαστεί να ακολουθήσεις, την προτεραιοποίηση. 

#2 Προτεραιοποίηση  

Έχοντας φτιάξει την to do list θα σου είναι ακόμη πιο εύκολο να κατατάξεις τις δουλειές σου ξεκινώντας από αυτή που είναι περισσότερο σημαντική, απαιτεί χρόνο, ίσως έχει προθεσμία και καταλήγοντας σε αυτές με τις λιγότερες απαιτήσεις. Η προτεραιοποίηση θα σε βοηθήσει να ολοκληρώσεις πρώτα τα task που επείγουν και έτσι αποφεύγεις το άγχος και το στρες ότι δεν θα προλάβεις να τελειώσεις τις πιο σημαντικές εργασίες. 

#3 Τεχνική Theming

Μία διαφορετική τεχνική είναι αυτή του λεγόμενου task theming. Η τεχνική αυτή αφορά την οργάνωση των task ανάλογα με την θεματολογία τους. Για παράδειγμα, αν κάποιες από τις εργασίες που έχεις να πραγματοποιήσεις αφορούν την αποστολή email, την συγγραφή ενός report, την δημιουργία μιας παρουσίασης PowerPoint, τότε μπορείς να προγραμματίσεις να ασχοληθείς με αυτές ένα ολόκληρο πρωινό. Στη συνέχεια, αφού ολοκληρωθούν αυτές οι εργασίες μπορείς να ασχοληθείς με τα τηλεφωνήματα που χρειάζεται να κάνεις εντός της ημέρας κ.ο.κ. 

Με τον τρόπο αυτό, ακόμη και κάτι έκτακτο να προκύψει μπορείς να το διαχειριστείς καλύτερα γνωρίζοντας το σημείο που βρίσκεσαι και ποιος είναι ο στόχος σου. 

#4 Αποφυγή περισπασμών

Προσπάθησε να μείνεις συγκεντρωμένος κατά την εκτέλεση των εργασιών σου. Εάν το κινητό δεν είναι απαραίτητο κατά την διάρκεια διεκπεραίωσης των task τότε καλύτερα απομάκρυνε το από το οπτικό σου πεδίο. Ακόμη και όταν κάποιος συνάδελφος ή υπεύθυνος σε καλεί να τον βοηθήσεις με κάτι, ρώτησε εάν επείγει και εάν δεν είναι κάτι σημαντικό τότε εξήγησε πως χρειάζεσε λίγο χρόνο για να ολοκληρώσεις την δουλειά σου ώστε να μην χάσεις την συγκέντρωσή σου.

#5 Παρακολούθηση προόδου

Είναι σημαντικό να ελέγχεις την πρόοδο σου ώστε να γνωρίζεις τι χρειάζεται να διορθωθεί προκειμένου να είσαι συνεπής στις υποχρεώσεις σου. Αφιέρωσε λίγα λεπτά στο τέλος της ημέρας ώστε να αξιολογήσεις  τον εαυτό σου ως προς τις εργασίες που έφερες εις πέρας. Πέτυχες τον στόχο σου; Αν δεν τα κατάφερες που νομίζεις ότι οφείλεται η αποτυχία; Μπορείς να σκεφτείς τρόπους ώστε την επόμενη μέρα να αποφύγεις τα ίδια λάθη; Έτσι, θα υπάρχει συνεχής βελτίωση ώσπου τελικά θα καταφέρνεις τους στόχους σου χωρίς να χρειάζεται να ασχολείσαι ταυτόχρονα με πολλές εργασίες.

Πηγές

• Aagaard, J. (2019). Multitasking as a distraction: A conceptual analysis of media multitasking research. Theory & Psychology, 29(1), 87-99.
• Bradberry, T. (2014). Multitasking damages your brain and career, new studies suggest. Forbes, edición digital, 8.
• Cherry, K. (2019). How multitasking affects productivity and brain health. Abgerufen am, 20, 2020.
• Otto, S. C., Wahl, K. R., Lefort, C. C., & Frei, W. H. (2012). Exploring the impact of multitasking in the workplace. Journal of Business Studies Quarterly, 3(4), 154.