Στην ενήλικη ζωή μας θα κληθούμε να συμπληρώσουμε δεκάδες αιτήσεις. Για να συμμετάσχουμε σε ένα μεταπτυχιακό πρόγραμμα, να λάβουμε μέρος σε Erasmus, να διεκδικήσουμε μια πρακτική άσκηση στον οργανισμό που μας ενδιαφέρει ακόμη και θέσεις εργασίας. Εκτός από το βιογραφικό σας σημείωμα, απαιτούνται και κάποια συμπληρωματικά έγγραφα. Ένα εκ των οποίων είναι και το motivational letter. Στο παρόν άρθρο μέσα σε λιγότερο από 10 λεπτά θα λάβεις όλη την πληροφορία που χρειάζεται ώστε να συντάξεις το καλύτερο motivational letter αποφεύγοντας κοινά λάθη.
Γρήγορη Πλοήγηση
Τι ακριβώς είναι το motivational letter
Πρόκειται για είναι ένα έγγραφο όπου περιγράφεται η επαγγελματική ικανότητα και τα προσωπικά κίνητρα βάσει των οποίων έχουμε το προβάδισμα έναντι των υπολοίπων υποψηφίων. Το motivational letter είναι το πιο εξατομικευμένο και συνάμα το πιο σημαντικό έγγραφο που μπορούμε να στείλουμε κατά τη διαδικασία υποβολής αίτησης.
Σε τι διαφέρει το motivational letter από το cover letter
Ενώ το motivational letter και η συνοδευτική επιστολή (cover letter) χρησιμοποιούνται εναλλακτικά, συνήθως, η συνοδευτική επιστολή προορίζεται για τον μελλοντικό εργοδότη. Αφορά λοιπόν κατά κύριο λόγο τον επιχειρηματικό κλάδο και όχι τον ακαδημαϊκό.
Το motivational letter ταυτίζεται με την επιστολή κινήτρων ή επιστολή ενδιαφέροντος. Είναι πιθανό να βρείτε πανεπιστήμια και εργοδότες που αναφέρονται σε αυτές τις επιστολές με έναν ή περισσότερους από τους τρόπους.
Μπορεί επίσης να βρείτε επιστολές κινήτρων για αιτήσεις πανεπιστημίου που ονομάζονται επιστολές προσωπικής δήλωσης. Ωστόσο, δεν πρόκειται για το ίδιο πράγμα. Η διαφορά έγκειται στην έκταση και στο περιεχόμενο του εγγράφου.
Συνήθως, οι προσωπικές δηλώσεις (personal statements) όπως υποδεικνύει και το όνομά τους έχουν ως επίκεντρο το πρόσωπο και συνήθως αναφέρονται στο παρελθόν. Το motivational letter εμπεριέχει προσωπικά στοιχεία, αλλά επικεντρώνεται και σε μελλοντικά σχέδια.
Τι γράφω σε ένα motivational letter
Ο καλύτερος τρόπος για να γράψετε μια επιστολή κινήτρων είναι να απαριθμήσετε όλες τις ιδέες, τις εμπειρίες και τα επιτεύγματά σας. Έπειτα να τα ευθυγραμμίστε με τους μελλοντικούς επαγγελματικούς σας στόχους και στη συνέχεια να δημιουργήσετε ένα πρωτότυπο κείμενο με τον δικό σας συγγραφικό χαρακτήρα.Αν όλο αυτό σας φαίνεται πολύ γενικό ας δούμε μερικές εξειδικευμένες συμβουλές που σίγουρα θα σας βοηθήσουν.
Το τρίπτυχο της επιτυχίας για το motivational letter
#1 Προετοιμαστείτε
Οι περισσότεροι προετοιμαζόμαστε πριν από μια συνέντευξη, ένα επαγγελματικό ραντεβού ή μια παρουσίαση. Όμως και η συγγραφή απαιτεί την κατάλληλη προετοιμασία για να μας οδηγήσει στο επιθυμητό αποτέλεσμα.
Τα πανεπιστήμια και οι οργανισμοί έχουν πολλά να πουν για τις αξίες, τις προτεραιότητες και το όραμά τους. Όλα αυτά βρίσκονται αναρτημένα στην ιστοσελίδα τους. Με ένα κλικ μπορείς να βρεις: ‘’Ποιο είναι το μότο του ιδρύματος το οποίο προσεγγίζετε; Σε ποιους τομείς δίνουν έμφαση μέσω των προγραμμάτων τους; Ενδιαφέρονται για τις (π.χ. καινοτόμες εφαρμογές στον τομέα της γεωργίας) και αν ναι τι κάνουν για αυτό; Έχοντας συλλέξει τα παραπάνω στοιχεία μπορείτε να δείτε αν πραγματικά έχετε κάνει την σωστή επιλογή. Στη συνέχεια, πρέπει να εντάξετε έμμεσα ή και άμεσα μερικές από τις πληροφορίες αυτές στο motivational letter, αν κρίνετε πως συγκλίνουν με τις δικές σας αρχές και αξίες.
#2 Keep it simple, keep it safe
Να έχετε κατά νου πως απώτερος σκοπός της επιστολής είναι να γράψετε τι σας παρακινεί για να λάβετε μέρος στο πρόγραμμα ή να γίνεται μέλος της ομάδας. Επομένως, θα πρέπει να πείσετε τον αναγνώστη πως αξίζει να σας δώσει μια ευκαιρία ή τουλάχιστον να σας καλέσει σε μια συνέντευξη.
Θα πρέπει να βεβαιωθείτε πως αυτό γίνεται αντιληπτό από το περιεχόμενο του κειμένου σας. Σιγουρευτείτε ότι η επιστολή είναι δομημένη με τέτοιο τρόπο ώστε να εξυπηρετεί αυτόν τον σκοπό. Αρκετά συχνά, στο τέλος της επιστολής πολλοί αναφέρουν πως είναι διαθέσιμοι για μια tête-à-tête συζήτηση ή ένα online call.
#3 Ο σημαντικότερος σύμμαχος
Δεν θα μπορούσε να είναι άλλος από την γλώσσα. Οι λέξεις και οι φράσεις που χρησιμοποιούμε στο γραπτό λόγο αντικατοπτρίζουν μερικώς τον χαρακτήρα μας. Ως εκ τούτου είναι καλό να αποφύγουμε τα γραμματικά και τα ορθογραφικά λάθη. Το κείμενο θα πρέπει να είναι επιμελημένο και φροντισμένο, ώστε να μαρτυρά το ενδιαφέρον που δείξατε.
Ακόμη, θα πρέπει να αναλογιστείτε πως η αίτησή σας εξετάζετε μαζί με μερικές δεκάδες ή και εκατοντάδες άλλες. Για αυτό και θα πρέπει να διαφοροποιηθεί από αυτές και να ξεχωρίσει.
Η πρωτοτυπία δεν είναι κάτι που εύκολα μπορεί να κατακτηθεί. Πολύτιμος βοηθός για ακόμη μια φορά είναι το διαδίκτυο. Εκεί, μπορείτε να βρείτε ορισμένα πρότυπα επιστολών και να προσδώσετε σε αυτά το δικό σας προσωπικό ύφος. Να θυμάστε πως ο τυποποιημένος λόγος και η ξύλινη γλώσσα είναι κουραστική για τον αναγνώστη. Η αυθεντικότητα και η δημιουργικότητα είναι ικανές για να δημιουργήσουν έστω και εκ πρώτης όψεως ένα θετικό κλίμα.
Do not: Τι να μην κάνεις σε ένα motivational letter
Οι περισσότεροι από εμάς έχουμε μια γενική εικόνα για το τι πρέπει να ακολουθήσουμε γράφοντας ένα motivational letter, αφού η πλειονότητα των συμβουλών έχουν πρακτική εφαρμογή σε αρκετά επίσημα έγγραφα που στέλνουμε. Ενίοτε με μερικές μικρές τροποποιήσεις ανάλογα με τον αποδέκτη, το ύφος και την περίσταση. Όπως είναι φυσικό, το κέντρο της προσοχής μας μετατοπίζεται σε εκείνα τα σημεία που πρέπει να αποφύγουμε. Πάμε, να δούμε ποια είναι αυτά και γιατί δεν βελτιώνουν την εικόνα του motivational letter μας.
#1 Μην κάνετε άλλη μια βαρετή εισαγωγή
Η αρχή είναι το ήμισυ του παντός και αυτό δεν λέγεται τυχαία. Ένας πρόλογος προδιαθέτει κατευθείαν τον αναγνώστη να ασχοληθεί με την επιστολή σας. Σκεφτείτε μια δημιουργική εισαγωγή που να μην είναι ένα ακόμη κλισέ αλλά κάτι έξυπνο και ελκυστικό.
Μην πέσετε στην παγίδα να αναφέρετε όλο το βιογραφικό, στην επιστολή σας!
Το motivational letter δεν είναι βιογραφικό σημείωμα και αυτό είναι το σημαντικότερο που θα πρέπει να έχουμε κατά νου. Δεν χρειάζεται να απαριθμήσετε όλα όσα έχετε στην πορεία σας. Ωστόσο, μπορείτε να αναφέρεται μερικές μόνες σημαντικές θέσεις που θεωρείτε ότι σας δίνουν ένα συγκριτικό πλεονέκτημα έναντι των υπολοίπων.
#2 Μην παραθέτετε τις δεξιότητες σας, κάντε ένα βήμα παραπέρα
Στην αγγλική γλώσσα, αναφέρεται ως ‘’Show, do not tell’’. Αυτό μπορεί να εφαρμοστεί και στο CV αλλά πολύ περισσότερο στο motivational letter. Λέγοντας απλώς ‘’έχω ηγετικές ικανότητες’’ δεν διαφέρουμε από τις υπόλοιπες αιτήσεις που αναφέρουν την ίδια τυποποιημένη πληροφορία. Αν όμως περιγράψετε σύντομα πως ‘’ανέπτυξα ηγετικές ικανότητες στο ερευνητικό πρόγραμμα που συμμετείχα όταν…’’ γίνεστε συγκεκριμένοι και τοποθετήστε με ακρίβεια.
#3 Μην γράψετε έκθεση ιδεών!
Πρόκειται για συνοδευτική επιστολή που θα πρέπει περίπου να έχει έκταση μισής ή έστω μιας σελίδας. Ιδανικά μπορείτε να δομήσετε το έγγραφό σας σε τρεις κύριες παραγράφους, τον πρόλογο, το κύριο μέρος και τον επίλογο. Κρατήστε μια ισορροπία και εντός του κυρίου μέρους, αποφεύγοντας μακροσκελείς προτάσεις.
#4 Μην πείτε ανακρίβειες!
Αν γράψετε οτιδήποτε αναληθές, ο αναγνώστης σας θα το καταλάβει. Πολλές φορές, ασυνείδητα έχουμε την τάση να διογκώνουμε τις ψευδείς πληροφορίες στην προσπάθειά μας να τις κάνουμε όμοιες με τις αληθείς. Μην ξεχνάτε ότι η επιστολή παρακίνησης και το βιογραφικό σημείωμα είναι δύο συμπληρωματικά έγγραφα που πρέπει να συμπίπτουν μεταξύ τους. Επομένως, αν γράψετε κάτι το οποίο δεν περιλαμβάνεται στο βιογραφικό θα γίνεται αμέσως αντιληπτοί. Η λύση προφανώς δεν είναι να εντάξετε το ψέμα και στα δύο έγγραφα, αλλά να πείτε μόνο όσα ισχύουν για εσάς.
#5 Μην το παρακάνετε με το χιούμορ
Το να αποπνέει η γραφή σου θετικότητα είναι καλό όμως με το να προσπαθείτε να εντάξετε το χιούμορ με τρόπο άκομψο ενδέχεται να αποδειχθεί λάθος. Μην ξεχνάς πως η γραπτός λόγος μπορεί να παρερμηνευθεί αφού ο γράφων, δηλαδή εσύ, δεν μπορείς να εξηγήσεις το σκεπτικό σου.
#6 Μην εστιάζετε στα τρωτά σημεία σας!
Όπως αναφέρθηκε παραπάνω δεν πρέπει να γράφετε πληροφορίες που δεν ανταποκρίνονται στην πραγματικότητα. Ο στόχος σας είναι να κάνετε τον υπεύθυνο να θέλει να σας προσκαλέσει για συνέντευξη, όχι να τον αποτρέψετε. Για το λόγο αυτό θα ήταν καλό να επικεντρωθείτε στα δυνατά σας σημεία. Αν, πάλι θέλετε να πείτε μια αδυναμία σας φροντίστε να την θέσετε εντέχνως, τονίζοντας πώς αυτή μπορεί να λειτουργήσει προς όφελος δικό σας ή και της ομάδας που θέλετε να ενταχθείτε.
#7 Μην ντραπείτε να ζητήσετε ανατροφοδότηση
Είναι χρήσιμο να λάβετε σχόλια πριν υποβάλετε το motivational letter σας. Μπορείτε να απευθυνθείτε σε γνωστούς σας που έχουν περάσει αυτήν την διαδικασία ή και σε καθηγητές που εκτιμάτε. Οι συμβουλές τους θα σας βοηθήσουν να αξιολογήσετε καλύτερη την επιστολή σας, με μια αντικειμενική και αμερόληπτη ματιά.
Κλείνοντας, να θυμάστε πως τίποτα που να αξίζει δεν αποκτάται εύκολα, από τη μια μέρα στην άλλη. Όλα τα πράγματα χρειάζονται χρόνο. Με την κατάλληλη προετοιμασία, τα σωστά εργαλεία και πάνω από όλα την αισιόδοξη σκέψη θα είστε ικανοί να διεκδικήσετε όσα επιθυμείτε. Το motivational letter, είναι ένα ακόμη μέσο που θα σας φέρει λίγο πιο κοντά στον στόχο σας. Και αφού περνάει από το χέρι μας δεν βρίσκω το λόγο για να μην είναι τέλειο!
