5 Στρατηγικές για να Κάνεις Περισσότερη Δουλειά σε Λιγότερο Χρόνο

Σύνοψη: Με τον τρόπο που εργάζεσαι, έχεις να κάνεις πολλά περισσότερα από αυτά που θα μπορούσες. Έθεσες προτεραιότητες. Σχεδίασες. Ανέθεσες εργασίες.  Προσπάθησες να συγκεντρωθείς. Το επόμενο στάδιο είναι να αυξήσεις την αποτελεσματικότητα σου έτσι ώστε να αφιερώνεις λιγότερο χρόνο αλλά να κάνεις και πάλι καλή δουλειά. Εδώ θα δεις πέντε στρατηγικές που θα σε βοηθήσουν. Ξεκίνα με το να ξεκαθαρίσεις το τι χρειάζεται και σε τι επίπεδο. Έπειτα, αναρωτήσου αν υπάρχει κάποια δουλειά που θα μπορούσες να αρνηθείς, και – όπου μπορείς – αντιγραφή, επικόλληση και επεξεργασία. Για να επιταχύνεις την πρόοδο σου σε καθημερινές δουλειές, φτιάξε ένα template ή μια λίστα. Επίσης, εξοικονομείς χρόνο και με το να συζητάς για κάτι αντί να το γράφεις. Και τέλος, αποφάσισε από πριν πόσο χρόνο θα αφιερώσεις σε μια συγκεκριμένη εργασία, και τήρησε το.

Με τον τρόπο που εργάζεσαι, έχεις να κάνεις πολλά περισσότερα από αυτά που θα μπορούσες. Έθεσες προτεραιότητες. Σχεδίασες. Ανέθεσες εργασίες.  Προσπάθησες να συγκεντρωθείς. Το επόμενο στάδιο είναι να αυξήσεις την αποτελεσματικότητα σου έτσι ώστε να αφιερώνεις λιγότερο χρόνο αλλά να κάνεις και πάλι καλή δουλειά.

Το ποιες ακριβώς είναι οι καλύτερες στρατηγικές για τον καθένα διαφέρει από άνθρωπο σε άνθρωπο και από κατάσταση σε κατάσταση. Αλλά ως coach διαχείρισης χρόνου που εργάζεται με άτομα που πρέπει να ολοκληρώσουν περισσότερα πράγματα σε λιγότερο χρόνο, συνειδητοποίησα ότι η εφαρμογή έστω και μιας από τις πέντε αυτές στρατηγικές θα σου εξοικονομήσει ώρες κάθε εβδομάδα.

Ξεκαθάρισε Πραγματικές Προσδοκίες

Όταν αναλαμβάνεις σημαντική εργασία, μίλα με τους ενδιαφερόμενους σχετικά με το τι περιμένουν από εσένα. Ίσως χρειάζονται αρχείο PowerPoint, ή ίσως και όχι. Ίσως να χρειάζονται άριστη δουλειά ή ίσως και κάτι λιγότερο να είναι καλό. Ίσως χρειάζονται ένα περιεκτικό πλάνο ή ίσως ένα απλό αρχικό σχέδιο αρκεί.  

Ένας από τους πελάτες μου που εργάζεται στον χρηματοοικονομικό τομέα εξοικονόμησε μέρες δουλειάς όταν ξεκαθάρισε ότι σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτό που χρειαζόταν ήταν αρκετές πληροφορίες για μια απόφαση του “ναι” ή “όχι”. Δεν χρειάστηκε ενδελεχής ανάλυση σε κάθε περίπτωση.

Με το να ξεκαθαρίσεις το τι πρέπει να κάνεις και σε τι επίπεδο, μπορεί να σου γλυτώσεις ώρες σκέψης για το τι να κάνεις και ολοκληρώνεις τις εργασίες σου.

Ξαναχρησιμοποίησε Προηγούμενο υλικό

Η ικανότητα μείωσης χρόνου μέσω της επαναχρησιμοποίησης και ανακύκλωσης δουλειάς θα διαφέρει αναλόγως με τις εκάστοτε υποχρεώσεις σου. Αλλά όπου μπορείς αντιγραφή, επικόλληση και επεξεργασία. Μπορεί να γίνει με email, παρουσιάσεις, προτάσεις και σχεδόν οποιαδήποτε άλλη δραστηριότητα όπου πραγματεύεσαι κάτι παρόμοιο. 

Αυτή η στρατηγική αποδείχθηκε ως η πιο χρήσιμη για όσους πελάτες μου διδάσκουν ή κάνουν παρουσιάσεις. Όταν σε πιέζει ο χρόνος, καταπολέμησε την παρόρμηση να αναβαθμίσεις ή να αναθεωρήσεις εντελώς κάποιο υλικό, και χρησιμοποίησε κάτι που ήδη έχεις για να εξοικονομήσεις χρόνο και να έχεις το καλύτερο αποτέλεσμα. Οι καλύτεροι ομιλητές βγάζουν τον ίδιο λόγο ξανά και ξανά γιατί η τελειότητα επιτυγχάνεται με την εξάσκηση.  

Ανάπτυξε templates και λίστες

Για να επιταχύνεις τη δουλειά σου σε καθημερινές εργασίες, φτιάξε ένα template ή μια λίστα ή βρες κάποια που μπορείς να χρησιμοποιήσεις. Για παράδειγμα, έχω ένα πρόχειρο email που συμπληρώνω κάθε χρόνο για να το στείλω στον λογιστή μου με τις ετήσιες φορολογικές μου πληροφορίες στο τέλος του έτους. Και κάθε μήνα, τσεκάρω μια λίστα με τα μηνιαία οικονομικά μου.

Μπορεί να χρειαστείς templates για δραστηριότητες όπως την σύνταξη των εβδομαδιαίων αναφορών, παρουσιάσεων ή προγραμμάτων συνεδριάσεων. Επιπλέον, οι λίστες μπορεί να σου φανούν χρήσιμες για το εβδομαδιαίο πρόγραμμα, κατ’ ιδίαν συνεδριάσεις, ή άλλες επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες. Οι λίστες και τα templates σου επιτρέπουν να κάνεις καλή δουλειά εξοικονομώντας χρόνο καθώς δεν χρειάζεται να χάνεις χρόνο να θυμηθείς τι να κάνεις ή να αποφασίσεις για το επόμενο βήμα.

Μπορείς να διατηρήσεις τα templates και τις λίστες σε ένα πιο εξελιγμένο σύστημα, αλλά θεωρώ ότι ένα απλό αρχείο word αρκεί.

Συζήτησε το

Μπορείς να κερδίσεις χρόνο με το να μοιράζεσαι λεκτικά το τι έχεις κάνει, αναλόγως με το τι πρέπει να πετύχεις. Για παράδειγμα, ίσως ο μάνατζερ σου σου ζητήσει να ερευνήσεις  ένα συγκεκριμένο θέμα. Αντί να συντάξεις μια επίσημη παρουσίαση, το να παίρνεις σημειώσεις και να μιλάς για τα ευρήματα σου σου γλιτώνει χρόνο και εκπληρώνει τους σκοπούς σου.

Αυτή η στρατηγική μπορεί επίσης να δουλέψει αν χρειάζεται να πραγματευτείς πιο ασαφή θέματα, όπως το σχέδιο. Μια από τις πελάτισσές μου διαπίστωσε ότι ήταν πιο γρήγορη η επικοινωνία με έναν αρχιτέκτονα μέσω της συζήτησης ή της σχεδίασης των σκέψεων της αντί να προσπαθεί να τις γράψει.

Χρονολόγησε Τη Δουλειά Σου

Τέλος, μια στρατηγική για να κάνεις καλή δουλειά σε λιγότερο χρόνο είναι να έχεις ήδη αποφασίσει από πριν πόσο χρόνο θα αφιερώσεις σε ένα συγκεκριμένο task ή σε ένα μέρος του, και να το ακολουθήσεις. Για παράδειγμα, αν συνηθίζεις να αφιερώνεις υπερβολικό χρόνο στο στάδιο της έρευνας, ίσως θα πρέπει να πεις στον εαυτό σου να σταματήσει μετά από μια ή δύο ώρες. Ή αν δυσκολεύεσαι να σκεφτείς ένα αρχικό κείμενο, τότε θα πρέπει να αποφασίσεις από πριν πόσο χρόνο θα ήθελες να αφιερώσεις στο να αποτυπώσεις κάτι.

Η χρονολόγηση δεν εγγυάται ότι θα τελειώσεις την δουλειά στον δεδομένο χρόνο. Παρόλ’αυτά, σίγουρα βοηθάει στη συγκέντρωση. Και το να αποφασίσεις από πριν για τον χρόνο που θα αφιερώσεις βοηθά τον νόμο του Πάρκινσον, ότι η δουλειά επεκτείνεται στο να γεμίσει τον χρόνο που της αναλογεί, να δουλέψει προς όφελός σου.

Όλοι έχουμε τα όρια μας οπότε δεν υπόσχομαι ότι όλα θα γίνουν με τις παραπάνω στρατηγικές. Αλλά όταν όντως εφαρμόσεις αυτές τις τεχνικές, μπορείς να κάνεις περισσότερη δουλειά σε λιγότερο χρόνο.

Πηγή: https://hbr.org/2019/01/5-strategies-for-getting-more-work-done-in-less-time